PyMEs, es hora de cambiar la mentalidad hacia la tecnología

Las Pequeñas y Medianas Empresas (PyMEs) conforman la mayoría de los negocios en muchos países, especialmente en América Latina, empleando a millones de trabajadores y contribuyendo de manera significativa a las economías locales. De hecho, estas compañías representan alrededor del 90% de la población empresarial y más del 50% del empleo en todo el mundo.

En reconocimiento a este sector, la Asamblea General de las Naciones Unidas declaró el 27 de junio Día de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas para "sensibilizar al público sobre su contribución al desarrollo sostenible". Tales iniciativas se vuelven aún más relevantes hoy, cuando muchas de ellas enfrentan tiempos difíciles debido a la pandemia de COVID-19. Considerando que estos negocios buscan transitar hacia la “nueva normalidad”, ahora más que nunca es el momento de incorporar las lecciones aprendidas y las mejoras que las ayuden a salir adelante.

Las empresas han tenido que adoptar nuevas tecnologías que les permitan continuar operando de manera efectiva durante el confinamiento provocado por el Coronavirus. Eso ha significado introducir nuevas herramientas digitales para el trabajo colaborativo o algunas específicas para las ventas en línea. De acuerdo con una encuesta del Consejo de Comercio Conectado, el 76% de las pequeñas empresas en los Estados Unidos respondió que confían más en las herramientas digitales que antes de la pandemia y que sin su uso, un tercio habría tenido que cerrar parte o la totalidad de sus negocios.

Sin embargo, no todas las PyMEs han mostrado la misma actitud hacia la implementación de la tecnología: algunas empresas no se sienten listas para adoptar servicios digitales y son reacias a aceptar cambios. Sin embargo, al enfrentarnos a una crisis o a una nueva normalidad, se pone de manifiesto el valor de adoptar nueva tecnología y no me refiero a innovaciones drásticas, sino al uso de tecnologías que facilitan las operaciones, como software que sea más conveniente o aquellos basados en la nube.

Pero para que este proceso de adopción tecnológica sea exitoso, es imprescindible capacitar al personal sobre las buenas prácticas en línea y el uso seguro de todas las nuevas herramientas. La pandemia ha subrayado la importancia de contar con equipos bien capacitados, capaces de adoptar la innovación, los cambios y las nuevas tecnologías. En América Latina, donde somos conscientes de nuestras brechas en educación, las empresas deben abordar este punto de manera continua y no esperar a enfrentarse con el próximo punto de quiebre.

Aunque los servicios en la nube y el Software como Servicio (SaaS por sus siglas en inglés) siguen siendo palabras de moda y sus tasas de adopción se consideran altas, muchas pequeñas empresas de hasta 250 empleados aún usan soluciones locales. Según una encuesta de Analysys Mason, las aplicaciones basadas en la nube son la prioridad para estas empresas, y el 60% de ellas planea aumentar su inversión en servicios en la nube. Sin embargo, la encuesta también reveló que las soluciones locales aún dominan en todos los tipos de servicios, incluidos la productividad, las adquisiciones y el software de gestión empresarial, entre otros.

El confinamiento reveló hasta qué punto las empresas están listas para trasladar toda la oficina a trabajar de forma remota. Aquellas que solo tienen infraestructura local pueden haber tenido dificultades, ya que sus administradores de TI no habrían tenido las herramientas o el conocimiento para administrar los escritorios de los empleados a distancia.

La incertidumbre, los riesgos y los problemas de cumplimiento, y la falta de recursos son razones comunes para resistir el cambio a soluciones en la nube, especialmente éste último pues los gerentes de TI a menudo tienen que mantener sus infraestructuras con un presupuesto muy limitado o, en algunos casos, inexistente.

A veces, incluso los pequeños cambios, como las mejoras de software diseñadas para simplificar el uso, se ven con desconfianza. En Kaspersky actualizamos regularmente las características y funciones de nuestros productos para mejorar la experiencia del usuario, por ejemplo, en versiones anteriores de nuestro producto para endpoints de Windows, había una opción para administrar manualmente la actualización de una aplicación de seguridad, ejecutarla y detenerla. Posteriormente introdujimos una actualización automática para reducir el número de operaciones manuales realizadas por los administradores de TI, con lo que eliminamos  el botón de "actualización".

A partir de este hecho, nuestro equipo de soporte de productos recibió docenas de solicitudes de clientes sobre esta actualización, ya que creían que se trataba de un error. La mayoría de las consultas incluían preguntas como ¿en dónde encontrar la función manual? ¿cómo usarla en la nueva versión? ¿por qué desapareció?  y ¿cómo recuperarla? Además de la renuencia a cambiar, esta reacción también destaca una lección clave para nosotros como proveedor: debemos explicar a detalle todas las mejoras de nuestros productos a los clientes para que entiendan y estén convencidos de los beneficios.

La pandemia de COVID-19 ha traído grandes desafíos para muchas PyMEs, pero si hay algo positivo que sacar de la situación es que estamos mejor preparados para el cambio. Las empresas deben estar abiertas a nuevas formas de hacer las cosas, especialmente si simplifican el trabajo. No necesitan ser cambios drásticos, sino pequeños que hacen que las rutinas diarias sean un poco más fáciles.

En tiempos difíciles, como el que estamos atravesando, cuando las empresas se ven obligadas a transformarse sobre la marcha para poder sobrevivir, esta mentalidad juega a su favor. Personalmente deseo que la crisis actual nunca se repita, pero siempre es mejor estar preparado para cualquier nueva situación que se presente.