El camino a la automatización de gestión de gastos en las empresas

Cada día salen nuevas herramientas tecnológicas que automatizan tareas y se vuelven en aliadas para mejorar la productividad de las empresas, y ahora se suman herramientas que gestionan gastos automáticamente

Cada día salen nuevas herramientas tecnológicas que automatizan tareas y se vuelven en aliadas para mejorar la productividad de las empresas, y ahora se suman herramientas que gestionan gastos automáticamente. Conoce los beneficios de implementarlas en tu compañía. 

La automatización en las empresas es la implementación de tecnologías para realizar procesos o tareas que anteriormente requerían la intervención manual de los empleados. Soluciones tecnológicas como Tickelia son ejemplo del uso de la automatización en la actualidad, pues esta solución digital automatiza las funciones como la legalización de los gastos, el proceso de revisión y validación de los gastos, la contabilización de estos y el pago de los gastos de los empleados.

La automatización puede implementarse mediante diversos medios, como software de gestión empresarial, inteligencia artificial, aprendizaje automático y robótica. El objetivo es incrementar la eficiencia y la precisión, reducir los errores humanos, ahorrar tiempo y costos, y liberar a los empleados de tareas repetitivas para que puedan centrarse en funciones más estratégicas y de mayor valor para la empresa.

En Colombia, la automatización de tareas se ha vuelto más prevalente en los últimos años, impulsada por el crecimiento del sector tecnológico y la digitalización de las empresas, así como por la necesidad de adaptarse a las circunstancias cambiantes, como la pandemia de COVID-19 que ha fomentado el trabajo remoto y los procesos digitales. Según una encuesta realizada en recientemente por la Asociación Nacional de Empresarios de Colombia (ANDI) en el país el 98 % de las empresas reconoce la importancia de transformar sus negocios, pero solo el 58 % está implementando una estrategia digital, donde el foco de inversión es la automatización de procesos.  

Algunas empresas llegan a temer implementar este tipo de herramientas, sin embargo, pueden ser muy beneficiosas para el aumento de la productividad, según dijo Gilbert Houngbo, director general de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) en una entrevista a la agencia EFE “La inteligencia artificial es imparable. Tenemos que aceptar que avanzará más y más. Pero, hablando en términos generales, los avances tecnológicos y digitales suelen crear más empleos de los que son destruidos”.

La automatización de gestión de gastos empresariales

Una actividad común que viven muchas empresas es el registro de gastos administrativos o de viaje, según Óscar Javier Orjuela, director comercial de Tickelia en Colombia, cuando los empleados tienen que gestionar de forma manual estas tareas “pueden llegar a gastar 20 minutos en completar una nota de gastos y pueden cometer errores en el proceso al tener que registrar gasto por gasto”.

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Cuando se automatizan las tareas manuales de registro de gastos las empresas pueden mejorar su eficacia operativa ya que reducen el tiempo y el esfuerzo necesario para realizar tareas administrativas, como la entrada de datos, la categorización de gastos y la conciliación de gastos con informes financieros.

La automatización en la gestión de gastos empresariales ofrece múltiples beneficios. Pues al minimizar la intervención humana, disminuye la probabilidad de errores derivados de la entrada manual de datos o del malentendido de las políticas de gastos. Además, los sistemas automatizados se pueden configurar para cumplir con las normas fiscales y regulatorias, y las políticas internas de la empresa, evitando así infracciones y multas.

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Por otra parte, la automatización permite el análisis de datos en tiempo real y un mayor control de costos. Proporciona información instantánea sobre los gastos, facilitando a los líderes empresariales la toma de decisiones más informadas. Al mismo tiempo, mejora la visibilidad de los gastos, permitiendo a las empresas identificar y reducir costos innecesarios. Esto se complementa con una mayor transparencia y facilidad para las auditorías, ya que todas las transacciones de gastos quedan registradas y son fácilmente rastreables.

De igual forma, la automatización mejora la experiencia del empleado al facilitar el seguimiento y legalización de gastos, lo que puede incrementar su satisfacción y productividad. Además, contribuye a la sostenibilidad de la empresa al eliminar la necesidad de documentación de papel, lo que ayuda a la sostenibilidad corporativa.

Tickelia logra completar todos estos beneficios y además brinda seguridad de alto nivel gracias a que cuenta con los certificados ISO 27001 y 9001.

En conclusión, la automatización en la gestión de gastos empresariales mejora la eficiencia, reduce los errores y facilita el cumplimiento normativo. Proporciona un análisis de datos en tiempo real que permite un mejor control de costos, mejora la experiencia del empleado y apoya la sostenibilidad corporativa. En suma, es una herramienta valiosa para impulsar la eficiencia y rentabilidad de las empresas modernas.