La automotriz digitalizó el 100% de la operatoria y eliminó los engorrosos procesos manuales que acumulaban numerosos documentos en papel

Volkswagen Argentina, filial local de la empresa alemana de fabricación de automóviles Volkswagen Group, eligió SAP Concur para lograr una gestión de gastos de viajes digitalizada, integrada y más eficiente. “Existe un antes y un después de SAP Concur”.

La expresión corresponde a Daniel González, Analista Viajes y Finanzas de Volkswagen Argentina.

Es que cuando la automotriz, que tiene sedes en las ciudades de Córdoba y General Pacheco y emplea a cerca de 7.000 personas, decidió implementar dicha herramienta de gestión de viajes y gastos -en particular, los módulos de Expense, Travel y Request- no existía ningún tipo de digitalización en el proceso de liquidación y control de gastos. “Todo se presentaba en facturas originales, lo que generaba una enorme acumulación de papeles y representaba también un problema para el área contable, que tenía que ocuparse de registrar todo eso”, detalló González.

Los reintegros y las devoluciones generaban aún más documentos físicos, además de que las personas involucradas debían desplazarse para entregar los papeles primero y nuevamente para cobrarlo después. “Necesitábamos no solo ganar eficiencia, sino también homogeneizar los procesos, que siempre se hicieron de la misma manera, optimizar tiempos y recursos y promover la transparencia”, agregó Pilar Ramón Príncipe, Analista Viajes y Finanzas de Volkswagen Argentina.

Entre los beneficios adicionales que SAP Concur provee a Volkswagen Argentina se cuentan un mayor control de las políticas de la compañía, como la de compliance o aquella sobre el uso de la tarjeta corporativa, abandonando los adelantos en efectivo. Además, el sistema permite la creación de un perfil para auditores, para que puedan acceder a todo el historial de informes procesados de manera sencilla y centralizada.

Desde el punto de vista del usuario, además de una mejor experiencia a la hora de hacer las rendiciones -que se presentan de manera digital desde cualquier dispositivo- no necesita esperar a terminar un viaje para obtener el reembolso: se puede programar para que lo vaya recibiendo parcialmente.

“Hoy un colaborador no tiene que preocuparse por si se le perdió un ticket ni estar pensando en lo engorroso de completar las planillas a mano o de conseguir la firma de sus superiores. Hoy dispone de este sistema intuitivo, sencillo y ágil”, concluyó Ramón Príncipe.