Cómo crear espacios de trabajo digitales eficientes

El modelo de trabajo híbrido se impuso en Argentina a medida que las empresas se mostraron más flexibles a implementar esquemas más allá de los presenciales. Entonces, las compañías cuentan con una variedad de estilos de trabajo en las que tienen que coordinar cultura, procesos y tecnología para que toda la fuerza laboral tenga la misma óptima experiencia de trabajo, sin importar donde se encuentren.

Sin embargo, la creación de un lugar de trabajo digital implica mucho más que integrar laptops y aplicaciones de videoconferencia. También conlleva retos de la conectividad y el aumento de los riesgos de seguridad de los datos y la información.

Para ayudar a tener éxito en la implementación de espacios de trabajo digitales, es clave tener en cuenta la definición del lugar de trabajo digital para permitir a los colaboradores trabajar desde cualquier lugar, y se requieren de herramientas tecnológicas, soluciones y servicios integrados. Esto incluye:

Estrategia y modelo DaaS: Disponer de una estrategia y una hoja de ruta es esencial para que la transición a un puesto de trabajo digital sea fluida y eficiente. El objetivo de la estrategia debe ser crear un sistema que permita a los empleados trabajar de forma ágil, comunicarse cuando sea necesario y mantener los datos de la empresa protegidos. Cuando la estrategia y la hoja de ruta están definidas, la empresa tiene que equipar a los colaboradores con la tecnología necesaria.

Recomendamos un modelo de “Device as a Service (DaaS)”, un servicio inteligente, centralizado, flexible e integral que combine hardware, software, administración, mantenimiento, servicio y soporte de todos los dispositivos. Esto permite que los departamentos de TI reduzcan su carga diaria en la administración de dispositivos y puedan innovar y enfocar sus esfuerzos en ser más estratégicos para el negocio.

Comunicación y colaboración: En este nuevo tiempo, una comunicación fluida y ágil, acompañada de una colaboración digital eficiente, es fundamental para conectar colaboradores, clientes y socios de negocio en un mundo que demanda inmediatez. Hay que encontrar la combinación adecuada de herramientas y aplicaciones para garantizar el intercambio seguro de ideas, datos y documentos. Por ello, evalúa implementar salas de colaboración y videoconferencias con pantallas interactivas que permitan tomar apuntes y compartirlos en tiempo real, proyectar, dibujar, integrar participantes al instante y conectar a tu equipo desde la oficina con clientes, socios y colaboradores desde donde se encuentren en un ecosistema de colaboración híbrido.

Responder a la pregunta: "¿Tus flujos de trabajo son eficientes??': Los sistemas desconectados y los flujos de trabajo ineficientes afectan negativamente tanto a la productividad como al ánimo de la fuerza laboral. Según tu nivel de madurez digital, evaluar sistemas y soluciones de automatización que permitan compartir información con cualquier persona de tu equipo que necesite visibilidad en un proceso de flujo de trabajo.

Cada colaborador que esté como responsable de completar una tarea puede verla en la Solución de Automatización de procesos que implemente tu organización. Un gerente puede ver qué pasos se han completado y qué queda por hacer. Es el inicio para crear flujos de trabajo digitales optimizados, con procesos predefinidos para enviar, revisar y aprobar documentos.

También evaluar que estas soluciones tengan capacidades móviles que permiten capturar, enviar y aprobar documentos sobre la marcha.

En el caso que tengas una madurez de digitalización avanzada, te recomendamos implementar tecnologías de Automatización de procesos vía robot (RPA, por sus siglas en inglés), un servicio que integra soluciones de analíticos, robots y machine learning que interactúan con sistemas digitales para convertir tus procesos tradicionales de negocio a procedimientos más ágiles y eficientes. RPA puede encargarse de las tareas repetitivas usando una interfaz para capturar data estructurada y no estructurada, interpretarla y generar respuestas automáticas comunicándose de forma natural a otros sistemas. Esta solución es capaz de trabajar 24 horas los 7 días de la semana de forma costo-efectiva.

Seguridad avanzada: Los ciberataques van en aumento. Y no se trata de un mero dato estadístico. Los ciberataques son una gran amenaza para la seguridad empresarial y personal. A medida que trabajas para implementar lugares de trabajo digitales integrales, tendrás que implementar un marco de ciberseguridad avanzado y observar las mejores prácticas para cumplir con varios estándares internacionales y nacionales de protección de datos.

Políticas centradas a tus colaboradores: Los empleados son el corazón y el alma de las empresas. Garantizar su apoyo es la clave del éxito de un lugar de trabajo digital. Evalúa los beneficios inherentes a una cultura organizacional que impulse la flexibilidad laboral y a la evaluación en base a resultados y no en horas pasadas en una oficina.

Por ejemplo, en Ricoh acabamos de anunciar la expansión de un proyecto piloto que comenzó el año pasado y en el que se implementaron jornadas de 4 días laborales a la semana en dos de sus operaciones. La segunda fase comenzará el 1 de julio de 2022, durará inicialmente dos meses consecutivos (entre julio 2022 y marzo 2023) y participarán las catorce subsidiarias de la región. Los colaboradores de Ricoh trabajarán 4 días a la semana sin que aumenten las horas de la jornada diaria y con el mismo salario.