Vital, grupo mayorista de comestibles se transforma de la mano de SAP S/4HANA

La compañía argentina está desarrollando una estrategia de núcleo limpio y utilizando la analítica para impulsar el negocio, a la vez que democratiza el acceso a los datos en toda la empresa.

Foto: cortesía. Portal ERP LATAM.

Vital se encuentra en plena transformación digital, centrada en la migración a SAP S/4HANA. Además de comestibles y alimentos, el grupo vende servicios electrónicos y tiene alrededor de 400.000 clientes, junto con 80.000 clientes comerciales y más de 1.800 proveedores, según el CIO y CTO de Vital, Alexander González.

González forma parte de un nuevo comité ejecutivo que lidera con el propósito de buscar ampliar el alcance de la compañía, mejorar la eficiencia y fortalecer su posición en el mercado.

“ Todo comenzó en 2018, cuando decidimos implementar un sistema de análisis y un sistema SAP central limpio para que todos los datos estuvieran disponibles para todas las áreas de la empresa y así poder tomar decisiones en tiempo real sobre compras y precios para nuestros clientes ”, explicó.

González explicó que esto es particularmente importante en un país como Argentina debido a la extrema volatilidad de los precios. " Es fundamental para nosotros tener esa información fácilmente disponible, ya que Argentina es un país con alta inflación, donde los precios cambian muy rápidamente .

Vital era cliente de SAP desde hacía mucho tiempo, pero cuando llegó el momento de elegir un socio tecnológico de transformación digital, la empresa hizo su debida diligencia.

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“Una de las principales razones por las que elegimos SAP [S/4HANA] es que estábamos acostumbrados a usar SAP”, dice González. "Pero hicimos nuestra tarea. Analizamos nuestro negocio y nuestros procesos durante un año, luego dedicamos seis meses a hablar con muchos proveedores, incluido SAP, y otros tres".

Finalmente, dijo que Vital se decidió por SAP S/4HANA porque ofrecía el potencial de integrar un repositorio de actividades del cliente con sus sistemas financieros y centrales básicos.

La implementación de Vital tardó 18 meses, pero González afirmó que el sistema “se integró con nuestros proveedores desde el primer día y obtuvimos todos estos datos en tiempo real en una semana desde su lanzamiento. Fue fantástico para nosotros”.

Como resultado, los análisis que antes tomaban de tres a cuatro días ahora se pueden realizar en dos horas, y Vital puede implementar una nueva estructura de precios en menos de tres horas. En lugar de que los empleados tengan que lidiar con hojas de cálculo de Excel, González afirmó que las decisiones ahora se basan en datos en tiempo real y "no se ven influenciadas por lo que una persona quiere, sino por lo que los datos le indican".

Dado que todos los datos de la empresa, incluidos los de los clientes y los del punto de venta, se almacenan en un repositorio centralizado de actividad de los clientes, Vital ahora tiene visibilidad completa de dichos datos y puede usar algoritmos para predecir las ventas, establecer precios y prioridades de distribución. "Podemos modificar nuestra política de precios en función de la recepción de productos y los nuevos pedidos, y adoptar nuevos precios en tiempo real", afirmó González.

Durante el último año, afirma, Vital ahorró alrededor de 35 millones de dólares en productos perecederos después de que el sistema advirtiera a los gerentes que no podrían vender los productos a tiempo. "Negociamos con nuestros proveedores; hicimos ofertas y predicciones sobre cómo funcionaría, y se convirtió en un verdadero ahorro; eso es lo que la tecnología está haciendo por nuestra empresa".

Igualmente, González afirmó que Vital ahora trabaja con una única versión de la realidad. “En todas las aplicaciones, cada usuario ve los mismos datos, ya sea agrupados por tienda o por departamento. El resultado es el mismo para todos. No hay diferencia entre lo que ve el departamento financiero, el de operaciones, el de compras o el de precios. Todos los datos están agrupados en un enorme centro de datos”.

“La tecnología ha mejorado enormemente la forma en que nuestros usuarios en la empresa experimentan los datos y la toma de decisiones”, añadió González. En lugar de dedicar tiempo a revisar hojas de cálculo e informes, gran parte del trabajo analítico ahora lo realiza el sistema, lo que permite a los usuarios tomar decisiones en tiempo real, por ejemplo, mientras negocian con un proveedor.

Ahora Vital está migrando todas sus aplicaciones, incluyendo su ERP, a la nube. "Todas nuestras aplicaciones están preparadas para la nube y mantenemos un núcleo limpio, lo que nos permite actualizar rápidamente", afirmó González, quien espera estar listo para realizar la migración a finales de año. 

El director de TI y director de tecnología de Vital también está considerando la IA para ayudar a los empleados de la empresa a tomar decisiones de compra y precios aún más acertadas. "No creemos que la IA vaya a reemplazar a nuestro personal ni a las personas de la industria", afirmó. "La vemos como una mejora, como una aceleración de nuestro sistema y como una manera de hacer que los datos sean más fiables y útiles".

González cree que otras empresas pueden aprender de la experiencia de Vital democratizando el acceso a los datos.

“ Muchas empresas consideran sus datos muy privados y no los comparten con todos en la empresa”, señaló. "Nosotros somos transparentes con los datos. Les decimos a todos, desde nuestro personal en las tiendas hasta nuestros gerentes y directores, que todos tienen los mismos datos. Esto realmente nos ha permitido convertirnos en una empresa muy integrada y orientada al grupo ".