Organizar el contenido empresarial es más que una simple gestión de datos

Una dificultad común que enfrentan las empresas de todos los sectores de la economía y en cualquier país del mundo es la organización de su información, operaciones y tareas diarias. Y en las compañías de la región andina, esto no es diferente.

Según la Encuesta de Transformación Digital de la Asociación Nacional de Empresarios de Colombia (ANDI), el 82% de las empresas que invirtieron en tecnología destinaron recursos a la automatización de procesos.

Muchas de las actividades del día a día requieren del acceso y uso de datos, análisis, acciones y toma de decisiones que tienen como objetivo entregar resultados. Nuestra intensa rutina tampoco ayuda en esta organización, ya que muchas veces nos encontramos con demandas a corto plazo por finalizar, lo que acaba dificultando – o incluso impidiendo –, como compañía, tener toda la información debidamente recopilada.

La respuesta para resolver este problema, como ocurre con muchos otros, es la tecnología. La manera más eficaz de garantizar una mejor organización interna es con la gestión de contenido empresarial, o Enterprise Content Management – ECM, por sus siglas en inglés. Estas siglas significan una estrategia donde, a través de una herramienta online, es posible automatizar, gestionar y agilizar los procedimientos del día a día de la empresa, tanto con clientes, como con socios y colaboradores. Todos dentro de la compañía pueden encontrar fácilmente la información y los documentos necesarios para su trabajo, integrando equipos y procesos.

Por supuesto, eso todo se traduce en una mayor productividad para la empresa. Se pueden visualizar las actividades y actualizarlas con facilidad, se simplifica la comunicación en toda la compañía, es fácil encontrar lo que necesita para cualquier tarea y el historial nunca se pierde.

Un buen ejemplo es un cliente de TOTVS en el sector de la construcción civil que, a través del uso de la herramienta TOTVS Fluig Platform, garantizó una reducción del 60% en el capital empleado en "No Calidad" y una reducción del 70% en el número de horas extras trabajadas por sus colaboradores. Sumando todos los esfuerzos, los ingresos por profesional aumentaron alrededor de un 20%.

Pero, en la práctica, ¿qué se hace en la gestión de contenidos que garantiza tanta ganancia de productividad? Primero, la solución se integra con el ERP de la compañía, de forma que toda la información se concentra en un solo sistema. Es más fácil cruzar datos y, por lo tanto, tomar decisiones inteligentes. Además, todo se ejecuta en la nube, lo que permite acceder a la herramienta desde cualquier lugar, hora y dispositivo, de modo que todo se pueda hacer y monitorear en tiempo real, sin retrasos.

Otro factor determinante para las ganancias de productividad es el hecho de que todas las tareas de la compañía se agilizan en ECM. La empresa crea un mundo digital corporativo, utilizado por todos los departamentos – desde el administrativo, con la finalización de todos los procesos burocráticos de la compañía; pasando por la producción, que utiliza la herramienta para verificar datos sobre insumos, historial de fabricación o lista de pedidos; e incluso el área de gestión de personas, que centraliza solicitudes, aprobaciones, comprobantes, beneficios, asistencia, evaluación de desempeño, entre otros.

Estas son actividades y tareas utilizadas por cualquier tipo de empresa, sea de agroindustria, manufactura o servicios. Con una herramienta ECM, es fácil obtener insights, identificar mejoras en todos los procesos corporativos, ver con precisión el desempeño de cada área y empleado, agilizando la corrección de rutas y la toma de decisiones.

Resultados como estos demuestran que el uso de la tecnología para gestión de contenido empresarial no es solo una teoría, sino una realidad aplicable en todas las organizaciones de América Latina. Adoptar una estrategia de ECM es ganar más productividad y reducir los costos operativos, el sueño de 10 de cada 10 empresas.