Laboratorios Bagó consolidó la gestión de sus viajes de negocio y los gastos empresariales con SAP Concur

La iniciativa forma parte de una estrategia de digitalización de los procesos y de búsqueda de sostenibilidad, en línea con las mejores prácticas paper less que la compañía impulsa

Laboratorios Bagó, una empresa argentina del rubro farmacéutico con ochenta y siete años de historia, más de 480 productos en cuarenta líneas terapéuticas, y presencia en más de veinte países, eligió SAP Concur como parte de su estrategia de digitalización de procesos, que va de la mano con un fuerte compromiso con la sostenibilidad.

“Desde la adopción de SAP Concur donde integramos procesos y plataformas, pudimos simplificar muchísimo ciertos procesos, como la rendición de gastos o la gestión de viajes, principalmente para la fuerza de Ventas, que abarca a más de 250 colaboradores que se están moviendo por todo el país, atendiendo y acompañando la comunidad de profesionales de las instituciones médicas”, dijo Pablo Guida, CIO de Laboratorios Bagó. SAP Concur es también una parte importante del programa paper less que el laboratorio lleva adelante desde hace varios años.

Si bien los usuarios habituales de SAP Concur pertenecen a la fuerza comercial de Laboratorios Bagó, la solución está abierta a todos los colaboradores de la compañía, capacidad que se ve favorecida por el esquema de licenciamiento flexible que ofrece SAP Concur, que es por volumen de transacciones/rendiciones.

“Antes de SAP Concur, el proceso de rendición de gastos de parte de los colaboradores involucraba plantillas de Excel. Cuando terminaba el período, los colaboradores debían reunir todos los comprobantes y facturas para rendirlos, completar una planilla manualmente, enviar el reporte para que fuera aprobado y, una vez aprobado, se enviaba al departamento de finanzas para que se hiciese la carga en el ERP de SAP y finalmente se generara el pago al colaborador”, precisa Guida.

Dicho proceso podía llevar hasta tres semanas. Hoy, merced a las facilidades para registrar los gastos, la integración nativa con el backoffice de SAP, y los workflows automatizados de trabajo, los procesos de validación, registración y generación del pago son casi inmediatos. Por otra parte, la integración con la plataforma de AMEX permite extender las funcionalidades de SAP Concur, habilitando la reserva de pasajes y de hoteles desde la misma herramienta.

Guida estima que el proceso de despliegue de los módulos (Expenses, Travel y Request) llevó de cinco a seis meses, pero que, una vez puestos en marcha, fueron adoptados con rapidez.

“El proceso de gestión de los gastos les ocupaba muchas horas-hombre y hoy todo eso se hace en una fracción de ese tiempo, incluso se puede hacer online y en tiempo real desde el smartphone”. A un año de su despliegue, Guida reconoce que la portabilidad (la capacidad de hacer todo desde la app móvil) fue un factor clave en la rápida adopción de SAP Concur.