La Universidade Latina invierte en transformación digital con la nube

El objetivo es unificar las operaciones financieras con el apoyo del ERP de Oracle para la construcción de una mejor educación

La Universidad Latina tiene claro que su objetivo es formar líderes éticos e innovadores. Y para mantener ese propósito vigente se ha enfocado en un currículo de excelencia, pero, sobre todo, en desarrollar estrategias digitales que le permitan una administración eficiente e inteligente. 

No es para menos, pues maneja más de 90 carreras en diferentes áreas del conocimiento y se ha constituido en el sistema universitario privado más grande de Costa Rica, como lo asegura Jennifer Aragón Garita, coordinadora de proyectos del departamento de tecnología de las universidades.

“Pertenecemos a un grupo a nivel internacional que contempla dos universidades, la Universidad Latina de Costa Rica y la Universidad Americana. La Universidad Latina es la más grande a nivel nacional en universidades privadas”.

Ambas universidades constituyen el mayor sistema universitario privado en Costa Rica con más de 25 mil estudiantes y aproximadamente ochocientos empleados administrativos. Según Julio Galindo, director de tecnologías de información, “en Costa Rica hay muchos proyectos de expansión, siendo Costa Rica el eje para ese modelo de transformación”. 

Cuando se refiere a modelo de transformación, el director hace referencia a una visión unificada de las operaciones financieras y a la decisión de migrar a plataformas en la nube.

Como parte de su plan estratégico, las universidades se han comprometido a tomar ventaja de la tecnología para satisfacer las futuras necesidades de educación y de experiencia estudiantil, y han creado un sistema centralizado de la gestión administrativa, con el fin de brindar un servicio de calidad eficiente, eficaz y de calidad a los estudiantes, profesores y personal de los diferentes campus.

Para Julio Galindo consiste “en un esfuerzo por mejorar la experiencia, la eficiencia y reducir los costos de todo el sistema, por lo que hemos consolidado los procesos de gestión financiera y los sistemas en el ERP de Oracle”. 

Ambas universidades cuentan con una infraestructura tecnológica robusta. Sin embargo, comenta Julio, “durante el periodo de transición 2020, teníamos que dejar la plataforma que empleabamos e irnos con una solución en la nube para alcanzar la eficiencia operativa y acortar el ciclo de ejecución al acoger este nuevo entorno”.

Rápidamente, se empezaron a ver los beneficios: se redujo en 10 días el reporte del cierre contable, ahorraron en gastos de seguridad, se eliminaron los registros en Excel descentralizados y 100% de soporte en caso de una caída.

“Ante una contingencia, la responsabilidad es 100% de Oracle de mantener sus data centers. Nos hemos ahorrado ese gasto de tener un DRP propio, máquinas, espejear nuestros equipos, espejear procesos. En cuanto a la seguridad en los procesos, al sistema se ingresa con un single-sign on, vía nuestro directorio activo, entonces tenemos el control de roles y permisos de cada usuario”, agrega Galindo.

Por otro lado, Jennifer Aragón Garita, coordinadora de proyectos del departamento de tecnología de las universidades, comenta que “Ahora tiene un autoservicio de compras. Anteriormente se utilizaban hojas de Excel, incluso formularios en PDF, donde se generaba un tipo de orden de compra.

“Actualmente -agrega la coordinadora- en el sistema, los que tienen el acceso al módulo de compras, pueden revisar el catálogo para poder gestionar su compra y, automáticamente, se envía a un flujo de aprobación hasta ser gestionado”. Concluye que esto es una gran ventaja porque ya pueden ver reportes, mejorar los tiempos de procesos, tener los catálogos actualizados e incluir más productos. “Esto ha sido de gran ayuda para la organización”, finaliza Jennifer. 

“Nuestro equipo de Oracle Consulting y nuestros asesores comerciales han puesto su 100% para que la Ulatina cumpla su promesa de formar los mejores líderes del país y la región. Creemos que el Oracle Fusion (con el ERP en la nube) permitirá a estas universidades tener mayores capacidades de información para facilitar la previsión y la planificación, al tiempo que reducir sus gastos operativos.", dijo Leandro Ramírez, VP de Oracle para Centroamérica y El Caribe