Compra de ERP por marca: una alucinación de la que hay que despertarse

Implementar un nuevo sistema ERP (Planificación de Recursos Empresariales) puede ser una experiencia aleccionadora para cualquier empresa

Alejandro Luna, country manager de Infor México.

Implementar un nuevo sistema ERP (Planificación de Recursos Empresariales) puede ser una experiencia aleccionadora para cualquier empresa, ya que es necesario tener claro los factores críticos que determinarán el éxito de la ejecución. Nunca se habló tanto de la toma de decisiones basadas en data, entonces, por qué las empresas se fijan en la marca de una solución ERP, antes de hacer las preguntas correctas.

Cada vez observamos que la decisión de adoptar un ERP no está más centrada sólo en el departamento de IT. El equipo financiero, las áreas de negocios e incluso los CEOs se involucran, porque están interesados en el valor que esta solución aportará al negocio. Sin embargo, no todos están preparados para hacer una evaluación correcta.

En Infor identificamos los factores críticos que determinan el éxito al elegir un nuevo proveedor de éste tipo de servicios para cualquier organización, independiente del tamaño o industria, con el objetivo de apoyar a más empresarios y ejecutivos para que puedan hacer una evaluación eficaz de un nuevo proveedor de ERP.

Ver la digitalización como fuente para generar valor y aumentar ingresos
La visión más frecuente de la tecnología es hacia la reducción de costos, pero en el caso del ERP, el aumento de la eficiencia operacional está directamente relacionada con el incremento del margen y satisfacción de los clientes, lo que se traduce en mayores ingresos.

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Compromisos de implementación entre las partes
El cliente, la consultoría y la casa de Software forman una amalgama para generar acuerdos, en los que se involucran los comités directivos y los diferentes niveles que participan en la implementación, para asegurar que el proyecto avance como fue acordado. Es un tema de co-responsabilidad entre las partes.

Comprar por resultado y por entrega
Uno de los puntos clave, a la hora de evaluar un nuevo ERP, es poner atención en el hecho de que la entrega de sus funcionalidades esté alineada a los objetivos de negocios. La recomendación es que se establezcan objetivos claros y que se evalúen no solamente las funciones, sino que el expertise del proveedor en la industria. Un software específico por industria seguramente permitirá una implementación más rápida y alineada con las necesidades de cada sector.

Cloud verdadero vs cloud fake
Muchos proveedores ofrecen lo que se conoce en el mercado como “cloud fake” (nube falsa) o simplemente un hosteo administrado de aplicaciones. Es decir, no ofrecen una solución multiusuario, basada en la nube, que sea accesible a todos los empleados - de operadores a managers en distintas localidades. Lo que hacen es instalar un ERP on-premise en servidores que estén en la nube, el cual requiere mantenimiento permanente y lo venden como un Private Cloud ERP o hosteo administrado. Nuestra recomendación es que hay que tener mucho cuidado a la hora de investigar si la solución ofrecida es Cloud verdadero o no, así como los costos adicionales que esto genera.

Sobredimensionamiento y transparencia en la nube
Un Cloud ERP multiusuario, como el Infor CloudSuite, permite total visibilidad a los tomadores de decisión de toda la operación en tiempo real. Para los ejecutivos que toman la decisión de adoptarlo, es necesario que tengan visibilidad de la evolución de toda la operación. Las soluciones en la nube permiten que sean totalmente transparentes el uso de los módulos, licencias y operaciones diarias, por lo que el sobredimensionamiento que se da cuando se compra on-premise, se elimina, generando un costo óptimo de las soluciones tecnológicas.

Programación de flujos de trabajo vs desarrollo
En algunos casos, ciertos proveedores de ERP ofrecen “digitalización”, pero no se aclara el nivel de desarrollo que se requiere. Es decir, para hacer la implementación y el uso completo de la solución, el cliente tiene que contratar todo un equipo de desarrolladores y consultores. En el caso de Infor, las soluciones cuentan con varias capas de personalización y usan flujos de trabajo que no requieren desarrollo. En otras palabras, el equipo operativo se capacita para utilizar los mejores procesos y flujos ya programados en la plataforma.

La contratación de un ERP supone una inversión de capital y equipo, pero si está bien planeada y ejecutada, es perfectamente posible alcanzar el ROI en algunos meses. Sin embargo, considerando el contexto económico actual, no hay espacio para sobrepasarse en los costos. Es por ello que el CEO antes de decidir cuál ERP adquirir, tiene que plantear estos cuestionamientos a su directivo de TI, para tener la información completa de las soluciones en la nube y tomar la mejor decisión.

¿Qué tanto esta nueva solución resuelve requerimientos de la industria como tal?

Si por ejemplo, eres un empresario que importa y exporta productos de y para EEUU, cuáles son los requerimientos legales del país de destino/ origen? La solución ERP tiene que estar preparada para atender estos requerimientos. Esto es algo frecuente en la industria de Alimentos y Bebidas.

¿Cuáles son las referencias internacionales de este proveedor? 

Indudablemente los reconocimientos internacionales de empresas de asesoramiento e investigación tecnológica, como Gartner, Constellation Research y Business Intelligence Group, son una destacada referencia internacional, ya que estas empresas realizan estudios inteligentes sobre tecnologías exponenciales, identifican y validan tendencias, además de capacitar a sus clientes para que tengan éxito en la economía digital. Infor fue nombrada líder en los reconocimientos de estas empresas, en distintas categorías, en 2022 y 2023.

¿Contamos con personal capacitado para asumir el control y operación de la ERP y cuánto tiempo va a tomar al equipo de TI estar preparado para operarlo?

Estas dos preguntas se reflejan en lo que llamamos de total cost of ownership. En muchos casos lo que pasa es que se contratan técnicos para hacer shadowing del proveedor de ERP, es decir tener un equipo dedicado a observar y aprender todo lo que el proveedor hace, para sólo entonces tener la capacidad de asumir el control. El área de TI debe evaluar muy bien los tiempos de implementación y considerar que, en soluciones especializadas por industria, este tiempo baja de manera considerable versus ERPs tradicionales.

¿Quién garantiza que la solución esté operando al 100%?

Quienes garantizan que la implementación del ERP opere al 100 por ciento, son 3 actores fundamentales:

Cliente: asegura que su gente entregue en tiempo y forma. Es fundamental que el proyecto sea comunicado como estratégico para la empresa.

Consultores: fundamental comunicar cualquier desviación, peticiones adicionales u obstáculos en el camino para avanzar en el proyecto.

Fabricante del Software: mantenerse cercano al proyecto, asegurando que el software esté disponible y funcionando de acuerdo a lo requerido en el proyecto.

¿Cuáles son los recursos del proveedor, disponibles para el cliente? ¿Hay tickets ilimitados?

Esta es una pregunta estratégica, porque en el mundo de los ERPs, existen aquellos proveedores que intentan atar los contratos a un número limitado de tickets de soporte. Si la empresa sobrepasa estos tickets, se hace necesario invertir en más horas de soporte, incrementando considerablemente el costo de mantenimiento de la plataforma.

Los beneficios de la nube son atractivos: la capacidad de trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento, seguridad de los datos de los ataques cibernéticos, capacidad para crecer, sólo pagar lo que se usa, mejoramiento sin disrupciones y acceso a los datos en tiempo real. La decisión es de cada uno.

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