BancoSol Bolivia: caso de éxito en la optimización administrativa con el ERP de K2B

Con la implementación de K2B-ERP, se mejoraron significativamente los diferentes procesos de gestión financiera, administrativa y contable, abarcando los procesos de solicitud de bienes y servicios, procesos de compra, gestión de contratos, gestión de documentos comerciales y pago a proveedores

Foto: cortesía. Portal ERP LATAM.

BancoSol (Banco Solidario S.A.)  es una institución que brinda servicios financieros en Bolivia apoyando microempresas y emprendimientos. Atiende a más de 1,1 millones de clientes que están distribuidos en todo el territorio nacional. El Banco tiene presencia en los nueve departamentos del país a través de una red de 104 agencias y más de 800 puntos de atención.

La amplia distribución geográfica y el alto número de sucursales constituía un gran desafío para la implementación del sistema, que debía contemplar tanto la actividad descentralizada de algunas operaciones por parte de las sucursales como la de sus Oficinas Regionales y Oficina Nacional, automatizando los procesos y respetando las normativas de los organismos de contralor y del propio Banco.

Esta descentralización es posible sin perder los controles centralizados, y contando siempre con la información en único lugar y en tiempo real.

Con la implementación de K2B-ERP, se mejoraron significativamente los diferentes procesos de gestión financiera, administrativa y contable, abarcando los procesos de solicitud de bienes y servicios, procesos de compra, gestión de contratos, gestión de documentos comerciales y pago a proveedores.

Alcance

BancoSol seleccionó a K2B para mejorar sus procesos internos de gestión, luego de 8 meses de trabajo se encuentra operando con todos los módulos de K2B e integrado con Bantotal, solución de Core Bancario líder en Latinoamérica.

«Cuando se evaluó en el Banco el cambio de ERP, K2B fue la única empresa que proporcionaba la opción de conexión con Bantotal. Eso es justamente lo bueno, ya no necesitamos esa interacción con papeles y la contabilidad. Oprimimos un botón y se conecta todo. Con K2B nos quedamos tranquilos que está todo en línea y bajo control.» Marina Chekalova, Sub Gerente Nacional de Administración.

A través de la implantación de la solución ERP de K2B (K2B Enterprise), BancoSol cuenta con una plataforma tecnológica de vanguardia integrada a su actual Core Bancario Bantotal, que le permite integrar y optimizar los procesos administrativos del Banco; eliminar la duplicidad de tareas entre Regionales y Oficina Nacional, automatizar la generación de asientos contables y brindar información consistente y en tiempo real para la toma de decisiones.

Dando solución a los diferentes procesos de gestión financiera, administrativa y contable, abarcando los procesos de solicitud de bienes y servicios, procesos de compra, gestión de contratos, gestión de documentos comerciales y pago a proveedores. También incluye la gestión de los almacenes con los procesos de recepción y despacho de bienes, así como la de sus inventarios.

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Además, se incorporó un módulo específico para gestionar el mantenimiento de los activos, tanto preventivos como correctivos. También un gestor documental que permite el envío de documentación y otros archivos digitales a las personas que requieran de la misma o se haya definido que deben participar en dicho proceso.

La implementación de K2B-ERP

K2B-ERP es un sistema multiplataforma que, utilizando la tecnología Genexus y GXFlow como herramienta de BPM, automatiza la gestión administrativa, contable, presupuestal y financiera desde una visión integral de la organización.

La implementación de K2B-ERP en BancoSol abarcó los siguientes procesos

·        Solicitud de bienes y servicios

·        Procesos de compra

·        Gestión de contratos.

·        Gestión de documentos comerciales y pago a proveedores.

·        Gestión de los almacenes con los procesos de recepción y despacho de bienes, así como la de sus inventarios.

·        Generación de asientos contables automáticos.

·        Planificación presupuestal y ejecución y control de disponibilidad automática.

·        Administración de los bienes de activo fijo del Banco.

·        Gestión de los servicios preventivos y correctivos sobre los activos.

·        Gestor Documental.

·        Integración con el Core Bancario Bantotal.

La solución total fue implementada en el marco de un proyecto de 8 meses, el cual incluyó como principales hitos un Plan Director, Diseño y Configuración, Capacitaciones, Test y Validaciones Funcionales, Migración de Datos, Corte de Operaciones, Gestión del Cambio, Puesta en Producción y Soporte Post Producción.

La clave del éxito

Un proyecto de esta naturaleza, que afecta áreas críticas del Banco, requiere de un gran trabajo en conjunto entre proveedor y cliente. Conformar un equipo de trabajo de alto rendimiento, con un fuerte liderazgo y permitiendo en los procesos de validación la participación de los diferentes involucrados, fue clave para alcanzar el éxito.

Equipo de trabajo

Se formó un equipo de Gestión del Proyecto integrado por proveedor y cliente con roles “espejo”. Tanto dentro del proveedor como del cliente existían equipos de Alta Dirección, un Gerente de Proyecto, Referentes Funcionales, Implantadores/Consultores Funcionales, Equipo Técnico, Especialista en Gestión del Cambio.

Resultados

·        Eliminar la duplicidad de tareas entre Regionales y Oficina Nacional.

·  Centraliza un alto porcentaje de sus procesos y brinda información consistente para todo su personal (Agencias y Oficinas Regionales).

·     Realizar de forma automática los asientos contables que correspondan, integrándose al módulo contable central del Banco.

·        Facilita la transformación de la organización, adopta mejores prácticas y más eficientes.

·        Información consistente para todo el personal.

·        Se administran de forma automática los bienes de activo fijo del Banco.

·        Centraliza todos los medios de comunicación en un único sistema.

·        Integración con Bantotal.